ÉDITION 2024
Informations & mise en candidature
LA MISSION DE CET ÉVÉNEMENT EST LA MISE EN VALEUR DES PRODUITS AGROALIMENTAIRES DE DUNHAM ET DE LA RÉGION.
ÉDITION 2024
Conditions de participation
- Pour faire une demande de participation à la Clé des champs de Dunham à titre d’exposant, veuillez remplir le formulaire d’inscription. L’exposant s’engage à respecter les obligations, les règlements et les instructions énoncés sur cette page.
- L’exposant accepte de payer les frais comme indiqué sur le formulaire de location d’espace et selon les modalités de paiement ci-après et ce d’ici le 16 avril 2024, suite à la facturation.
- L’exposant ne peut transférer, sous-louer, subdiviser, ou partager son espace même à titre gracieux.
- L’emplacement et les limites physiques de l’espace loué doivent être respectés en tout temps.
- Seuls les produits mentionnés dans la demande de participation seront vendus lors de l’événement. Aucune autre sollicitation ou activité n’est permise à l’extérieur de votre espace désigné pendant les heures d’ouverture. Les organisateurs de la Clé des champs se réservent le droit d’obliger un exposant à retirer un produit si celui-ci ne correspond pas aux critères d’acceptabilité de la Clé des champs (par exemple : un produit issu de la revente d’une grande chaîne ou un produit issu d’un système de revente de type pyramidal).
- Il est de la responsabilité de chaque exposant qui prépare des aliments sur place aux fins de dégustation de s’informer auprès du MAPAQ des normes et des règlements qui le concernent et de s’y conformer. Des inspecteurs du MAPAQ (ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec) sont sur les lieux pour en assurer l’application. Le comité organisateur n’assume aucune responsabilité si un exposant se voit imposer une amende à la suite d’une dérogation aux exigences du MAPAQ.
- Aucun emplacement n’est réservé ni acquis. Votre espace vous sera indiqué le matin de votre arrivée à l’événement. Prendre note que le comité organisateur doit tenir compte des besoins spécifiques de chacun (électricité, eau), de la disponibilité des terrains et des restrictions imposées par les propriétaires des terrains et qu’aucune demande spéciale ne sera entendue.
- L’exposant doit être présent durant les 2 journées de l’événement et respecter les heures d’ouverture au public c’est-à-dire :
- Samedi 1er juin 10h à 17h
- Dimanche 2 juin 10 h à 17 h
- Remboursement et annulation
- Annulation 15 jours avant l’événement : aucun remboursement.
- Annulation 30 jours avant l’événement : pénalité de 50 % du montant total de la location.
- En cas d’absence sans préavis et sans raison valable le samedi ou le dimanche, l’exposant pourrait ne plus pouvoir participer aux prochaines éditions de la Clé des champs de Dunham.
Politique de la Clé des champs de Dunham
CRITÈRES DE SÉLECTION
Les demandes complètes seront évaluées en fonction des critères qui suivent :
- S’agit-il d’une entreprise agroalimentaire ou du domaine de la création faite main de Dunham (1re priorité), de Brome-Missisquoi (2e priorité), des Cantons-de-l’Est (3e priorité) ou du reste du Québec?
- L’entreprise présente-t-elle des produits originaux ou innovants?
- Est-ce que la demande est convaincante et professionnelle?
La période de dépôts des candidatures se terminera le 18 mars 2024 à minuit.
ENTREPRISES ADMISSIBLES
- La Clé des champs de Dunham est avant tout la fête de l’agrotourisme, des produits du terroir et des artisans. Ce sont donc les artisans producteurs et artisans transformateurs qui sont privilégiés. Le comité organisateur se réserve le droit de refuser l’admission en fonction des produits, du nombre d’exposants par gamme de produits, de l’espace de location disponible, etc.
- Si l’exposant présente sa demande après la date d’échéance du dépôt des candidatures, il sera automatiquement enregistré sur la liste d’attente. Si des places excédentaires sont disponibles ils seront contactés.
- Le comité se réserve le droit de refuser ou de retirer, en tout ou en partie, le contenu d’un kiosque qui ne respecte pas les règles, ou d’en expulser l’exposant. L’exposant n’aura pas le droit de réclamer le remboursement des frais d’inscription et pourrait se voir refuser une participation ultérieure à l’événement.
- Nous enverrons une réponse aux exposants sélectionnés ainsi qu’aux candidats non retenus dans la dernière semaine de mars et la première d’avril.
Modalités de paiement
Une facture vous sera envoyée si votre candidature a été retenue et vous aurez jusqu’au 16 avril 2024 pour payer votre kiosque et ainsi confirmer votre participation.
La participation d’un exposant ne sera pas considérée tant que le paiement ne sera pas reçu.
Un rabais de 20 % sur le montant des kiosques sera attribué aux exposants résidents de Dunham.
Instructions importantes et règlements
STATIONNEMENT
L’exposant doit se stationner uniquement dans le stationnement de l’école primaire La Clé des champs (située au 3858, rue Principale à Dunham). Il est strictement défendu de se stationner sur les propriétés privées ou chez les commerçants. Le stationnement de la caserne de pompier est strictement réservé aux pompiers.
INDEMNITES
L’exposant accepte tous les risques associés à l’utilisation de l’espace d’exposition, à ses environs ainsi qu’aux installations prévues pour l’événement. L’exposant ne peut entreprendre ni réclamation ni recours judiciaire contre la Ville de Dunham, les commerçants, les commanditaires ou les propriétaires des terrains où ils sont installés pour tout sinistre, dommage ou blessure causés à lui-même, à ses représentants, à ses employés, à ses agents ou à ses biens.
BIENS DE L’EXPOSANT
Tous les biens de l’exposant sont sous son entière responsabilité, et la Clé des champs de Dunham ainsi que la Ville de Dunham n’assument aucune responsabilité quant aux pertes, aux vols ou aux bris des bien, du matériel ou des produits des exposants. À noter qu’il n’y aura aucune surveillance de nuit sur le site de l’événement.
KIOSQUE
Nous recommandons aux exposants de faire le montage de leur kiosque le vendredi 31 mai, entre 10 h et 16 h. À son arrivée, l’exposant doit se rendre au poste d’accueil (situé dans l’hôtel-de-ville, 3777 rue Principale, Dunham ), pour connaître l’emplacement exact de son kiosque. Le samedi matin, le comité organisateur sera disponible dès 7 h pour accueillir l’exposant et répondre à ses questions à partir du quartier général situé dans l’hôtel de ville.
Il est interdit de coller et d’accrocher quoi que ce soit sur les chapiteaux.
Nous attendons quelques milliers de personnes chaque jour, alors nous conseillons aux exposants de ne pas arriver à la dernière minute pour installer le matériel sous le chapiteau.
Nous suggérons de terminer l’installation du kiosque au moins 1 heure avant l’arrivée des premiers visiteurs qui arrivent souvent avant l’heure officielle du début de l’événement.
LE MATERIEL DE DEGUSTATION
Depuis 2019, la Clé des champs prend des initiatives écoresponsables afin de limiter son empreinte écologique lors de son passage au centre-ville de Dunham. Sachez que les contenants de dégustation à usage unique fait de plastique seront proscrits. Ainsi, vous devrez avoir du matériel de dégustation (contenants, serviettes de table, bols, assiettes, ustensiles, etc.) recyclable ou compostable.
Pour faciliter cette transition, les visiteurs seront invités à se procurer des verres de dégustation à l’accueil ou à apporter leurs propres récipients. Nous vous encourageons à suggérer aux visiteurs de se procurer un verre de dégustation promotionnel. Cela a pour but de diminuer le nombre de contenants de liquides qui seront jetés et de réduire les coûts pour vos achats de contenants.
Si vous ne connaissez pas de fournisseurs de matériel de dégustation écoresponsable, nous vous invitons à consulter le dépliant de la compagnie Nova Envirocom (https://novaenvirocom.ca/fr/evenementiel/degustation) spécialement conçu pour les exposants de la Clé des champs. Vous y verrez affichée la liste des matériels de dégustation et des prix. Ce fournisseur vous est fortement recommandé puisqu’il respecte toutes les normes écoresponsables et accorde un rabais aux matériels de dégustation. Leur service comprend également la livraison personnalisée, donc à l’entreprise ou directement à l’événement, et le suivi avec le client. Un représentant vous contactera afin de vous accompagner dans le choix de votre matériel.
FIN DE JOURNEE
Nous demanderons votre collaboration en fin d’après-midi, le samedi et le dimanche, pour la gestion des matières résiduelles. Vous devrez sortir vos matières résiduelles sur le bord de la route (nous vous indiquerons l’endroit précis lors de l’événement, selon votre emplacement). Une équipe sera sur place pour vous indiquer où disposer de vos déchets, matières recyclables ou composables. Ainsi, nous vous invitons à trier ces matières résiduelles tout au long de l’événement.
Il est important de fermer chaque côté du chapiteau avant de partir.
Finalement, le démontage se fera seulement le dimanche 2 juin à partir de 17 h.
Le respect est une valeur importante pour nous, que ce soit envers les gens qui vont venir à votre rencontre ou envers le matériel et l’espace que vous avez loué.
MERCI DE VOTRE COLLABORATION
En respectant ces instructions et en collaborant avec nous, vous nous aiderez à faire de cette 25e édition une réussite !
Au plaisir de vous accueillir !
Le comité organisateur de la Clé des champs de Dunham
Espace & services désirés
ESPACE ARTISAN
comprend un espace derrière l’hôtel de Ville,
sous un grand chapiteau commun,
une (1) table de 6 pieds et deux (2) chaises.
– L’électricité n’est pas disponible à cet endroit. –
250$ (taxes en sus) par espace
ESPACE AGROALIMENTAIRE
STANDARD
comprend un espace sous un chapiteau,
une (1) table de 6 pieds et deux (2) chaises.
*L’électricité n’est pas fournie.
Il faut le spécifier lors du dépôt de votre candidature.
350$ (taxes en sus) par espace
ESPACE AGROALIMENTAIRE
DÉGUSTATION
(répond aux exigences du MAPAQ) :
comprend un espace sous un chapiteau,
une (1) table de 6 pieds et deux (2) chaises,
un plancher, un accès à une prise de courant
et un poste d’eau froide et chaude
à des emplacements déterminés.
*Pour une deuxième prise, il faut le spécifier lors du dépôt de votre candidature.
450$ (taxes en sus) par espace
* Électricité: 35$ (taxes en sus) par prise de courant.
(max. de 2 prises au total par exposant).
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